Funktionen – alltagsnah erklärt

Funktionen, die im Reisebüro entlasten.

Keine Feature-Lawine. Sondern Bereiche, die im Reisebüro wirklich passieren: Kunden & Vorgänge, Angebote & Nachfassen, Aufgaben & Übergaben, Kommunikation, Abrechnung & Nachbereitung, Dokumente, Überblick und mehr – so aufgebaut, dass weniger liegen bleibt.

Damit im Alltag weniger liegen bleibt.

Funktionen im Überblick

So viel wie nötig. So klar wie möglich. Hier finden Sie die wichtigsten Bereiche von MeinTES – verständlich erklärt, ohne „Feature-Sprech“. Springen Sie direkt zu dem Bereich, der Sie gerade interessiert.

Kunden – alles zum Kunden an einem Ort

Typisch im Alltag: Ein Kunde ruft an – und Sie brauchen sofort Kontaktdaten, Historie, letzte Absprachen und Besonderheiten, ohne zu suchen.

Wofür das gut ist

Damit man im Gespräch nicht „weg“ ist – sondern sofort den Überblick hat.

  • Zentrale Kundenakte
  • Kontaktdaten und Besonderheiten griffbereit
  • Letzte Absprachen und Hinweise sichtbar
  • Sicher reagieren – ohne nachzuschlagen
  • Historie zu Anfragen, Buchungen und Kontakten
  • Wichtige Hinweise direkt sichtbar
  • Einheitliches Bild für alle Mitarbeitenden
  • Klarheit auch bei längeren Kundenbeziehungen

Funktionen (neutral)

  • Übersicht mit Suche, Filtern und Gruppierungen
  • Vorgänge zum Kunden direkt sichtbar – ohne den Kunden öffnen zu müssen
  • Suche auch nach Reiseteilnehmenden
  • Suche auch in Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail, …)
  • Serienversand direkt aus der Übersicht (E-Mail, Serienbrief)
  • Adressetiketten direkt aus der Übersicht erstellen
  • Export nach Microsoft Excel
  • Kundenstammdaten
  • Briefanrede automatisch erzeugen (je Einstellung)
  • Vor- und Nachnamen automatisch ergänzen
  • PLZ-Verwaltung mit automatischer Übernahme von Ort und Land
  • Kommunikationsdaten: Telefon, Mobil, Fax, E-Mail, Website, Social (z. B. WhatsApp, Facebook, X)
  • Mitreisende/Ansprechpartner – auf Wunsch als eigene Kunden geführt
  • Individuelle Zusatzfelder (unbegrenzt, frei definierbar)
  • DSGVO-Funktionen
  • Marketingsperren (z. B. Newsletter, Werbebrief, E-Mail)
  • Mahnsperren
  • Kundensperren
  • Kundenhinweise (Info & Warnung)
  • CRM-Eigenschaften (z. B. Gruppen, Kundentypen, Urlaubstypen)
  • Finanzdaten (Kreditlimit, Zahlungsart, Steuer, USt-IdNr.)
  • Unterschiedliche Rechnungslayouts
  • Offene Posten zum Kunden
  • Rückvergütungen (mit Prozentangabe und Leistungstext)
  • Bankverbindung
  • Zahlungen
  • Termine
  • Aufgaben
  • Dokumente
  • Bemerkungen
  • Empfehlungen
  • Bonuspunkte-Programm
  • Kundenkarte
  • Umsatz/Provision (Netto) im Überblick
  • Umsatz (Netto) im Überblick
  • E-Mail direkt aus MeinTES (ohne separates Mailprogramm)
  • SMS
  • Briefe erstellen (Textverarbeitung)

Vorgänge – der Fall sauber im Überblick

Typisch im Alltag: Ein Fall hat viele Schritte – Anfrage, Angebot, Rückfrage, Buchung, Änderung. Und Sie wollen auf einen Blick sehen, was offen ist und was als Nächstes dran ist.

Wofür das gut ist

Damit der Faden im Fall nicht reißt – und klar ist, was offen ist und was als Nächstes ansteht.

  • Klarer Überblick über den aktuellen Stand
  • Nächste Schritte sichtbar
  • Verlauf nachvollziehbar
  • Klarer Zusammenhang aller Schritte
  • Ordnung statt Zettel und Notizen
  • Offene Angebote und Rückfragen sichtbar

Funktionen (neutral)

  • Übersicht mit Suche, Filtern und Gruppierungen
  • Leistungen zum Vorgang direkt sichtbar – ohne den Vorgang öffnen zu müssen
  • Suche nach Reiseteilnehmenden, Angeboten und Buchungen
  • Vorgangsarten: Angebot, Buchung, Option, Vormerkung, Storno, Unterbuchung
  • Reisetypen: Pauschalreise, Einzelleistung, verbundene Reiseleistungen, Gruppenreise, Nur-Flug
  • Reisearten: Pauschal, Bahn, Flug, Hotel, Kreuzfahrt, Tagesfahrten
  • Beförderungsarten: Bahn, Bus, Flug, PKW, Schiff, Sonstiges
  • Kunden automatisch übernehmen und zuordnen
  • 3-Letter-Code-Erkennung
  • Dokumente direkt am Vorgang (z. B. E-Mails, Flugzeitänderungen)
  • Termine, Aufgaben und Aktivitäten zum Vorgang
  • Notizen direkt im Vorgang
  • Zahlungsziele pro Vorgang und optional pro Leistung
  • Zahlungen und Teilzahlungen
  • Rechnungen inkl. Rechnungsverwaltung
  • Optionen mit automatischer Erinnerung
  • Vorgang fortführen (z. B. Angebot → Buchung → ggf. Storno)
  • Leistungen mit unterschiedlichen Inkassoarten (Reisebüro / Leistungsträger)
  • Service Fees, Rückvergütungen und Rabatte als Leistungen
  • Storno-Funktionen (Vollstorno, Teilstorno, Veranstalterstorno inkl. Begründung)
  • Leistungen kopieren oder verschieben (innerhalb des Vorgangs oder in andere Vorgänge)
  • Vorgänge kopieren
  • Leistungsvorlagen für wiederkehrende Fälle (Artikelverwaltung)
  • Vordefinierte Reisen und Touren übernehmen
  • Controlling-Unterlagen zum Vorgang (z. B. Veranstalter, Leistungen, Reiseunterlagen)
  • Vorgangsbezogene CRM-Typen
  • Direkte Darstellung im angebundenen Buchungssystem (z. B. BookS, TBM, Merlin)
  • Automatisierte E-Mail-Begleitung rund um die Buchung
  • Elektronische Unterschrift für Dokumente (E-Signatur)
  • Vorgangsaustausch mit Unterbuchungsagenturen
  • Frei definierbare Druckvorlagen

Angebote & Nachfassen – klar bis zur Entscheidung

Typisch im Alltag: Hochbetrieb. Anfrage rein, Angebot raus – und das Nachfassen rutscht nach hinten, wird übersehen oder schlicht vergessen. Am Ende bleibt es liegen.

Wofür das gut ist

Damit im Hochbetrieb nichts untergeht – und Angebote nicht nur im Blick bleiben, sondern auch zu Abschlüssen führen. So bleibt kein Umsatz liegen.

  • Angebote sind eindeutig zugeordnet und jederzeit auffindbar
  • Nachfassen wird nicht vergessen, sondern gezielt geführt
  • Offene Angebote bleiben sichtbar, bis eine Entscheidung gefallen ist
  • Status und Verlauf sind für alle nachvollziehbar
  • Weniger verlorene Angebote, weniger liegen gelassenes Potenzial

Funktionen (neutral)

  • Website-Anfragen werden direkt als Beratung (Reiseberatung) angelegt
  • Bedarf aus Online-Terminen wird direkt übernommen
  • Automatische Zuordnung zum passenden Kunden
  • Alle Beratungen sind direkt im Kundenprofil sichtbar
  • Bedarfserfassung aus Webformularen und Online-Terminen an einem Ort
  • Direkt aus der Bedarfsanalyse in die Suche übernehmen (z. B. Cosmonaut)
  • Verlauf zur Beratung: zugehörige E-Mails (z. B. Angebotsversand, Rückfragen)
  • Verlauf zur Beratung: Aufgaben, Termine und Aktionen
  • Automatisierte Erinnerungen und Follow-ups per E-Mail
  • Paxlounge-Angebote direkt in der Beratung sichtbar (ohne Wechsel)
  • Suche, Filter und Gruppierungen für schnelle Übersicht
  • Abschlussquote: wie viele Angebote führen zur Buchung
  • Automatisierte Erinnerungen und Nachfassmails

Aufgaben & Übergaben – damit nichts liegen bleibt

Typisch im Alltag: Hochbetrieb, Telefon, Mails, Angebote – und am Ende die Frage: „Was war noch offen?“

Wofür das gut ist

Damit Vertretung klappt, Zuständigkeiten klar sind und man abends nicht im Kopf nachsortiert.

  • Klare Zuständigkeit
  • Transparenter Bearbeitungsstand
  • Saubere Übergaben

Funktionen (neutral)

  • Aufgaben mit Fristen & Prioritäten
  • Aufgaben an Mitarbeitende oder Teams zuweisen
  • Wiederkehrende Aufgaben und Abläufe
  • Aufgaben direkt mit Kunden verknüpfen
  • Aufgaben direkt mit Vorgängen verknüpfen
  • Aufgaben mit Leistungsträgern/Veranstaltern verknüpfen
  • Dokumente direkt an Aufgaben anhängen
  • Notizen zur Aufgabe (formatiert)
  • Aufgabenverlauf: angelegt, geändert, erledigt
  • Automatisierte Erinnerungen
  • Weiterleitung an Mitarbeiter/Team

Kommunikation – gebündelt statt verstreut

Typisch im Alltag: Infos stehen in E-Mails, WhatsApp, Notizblock – und später findet man es nicht mehr.

Wofür das gut ist

Damit man Kunden schnell, konsistent und nachvollziehbar betreut – ohne „Sucherei“.

  • Kontext bleibt am Vorgang
  • Nachvollziehbarkeit im Team
  • Weniger Rückfragen

Funktionen (neutral)

  • Kommunikationsverlauf direkt im Vorgang
  • Kommunikationsverlauf direkt im Kundenprofil
  • Kommunikationsverlauf beim Leistungsträger/Veranstalter
  • Textbausteine für wiederkehrende Antworten
  • E-Mail-Vorlagen
  • Vorlagen für Leistungen (z. B. Gebühren, Standardpositionen)
  • Termine und Absprachen dokumentieren
  • Erinnerungen und Nachfassen (Follow-ups)
  • Automatisierte E-Mail-Folgen (z. B. nach Anfrage oder nach Angebotsversand)
  • Automatisierte Informationsserien (z. B. Inhalte/Tipps per E-Mail)
  • Interessenten erfassen und im Blick behalten
  • Newsletter-Versand inkl. Versandhistorie beim Kunden und Interessenten

Dokumente – sauber abgelegt, schnell wiedergefunden

Typisch im Alltag: „Wo liegt die Bestätigung?“ – und man klickt sich durch Ordner, Mails, Anhänge.

Wofür das gut ist

Damit Dokumente am richtigen Ort sind – und im Gespräch nicht erst gesucht werden muss.

  • Dokumente am Vorgang
  • Klare Struktur
  • Weniger Chaos bei Vertretung

Funktionen (neutral)

  • Dokumente direkt beim Kunden ablegen
  • Dokumente direkt beim Vorgang ablegen
  • Dokumente zuordnen zu Mitarbeitenden, Leistungsträgern/Veranstaltern, Aufgaben und Terminen
  • Dokumente zuordnen zu Beschwerden, Aktionen und Beratungen
  • Dokumentenarten zur besseren Ordnung
  • Zugriffsrechte/Sicherheitsstufen: wer darf ein Dokument sehen
  • Richtung (z. B. Eingang/Ausgang)
  • Bemerkungen/Notizen am Dokument
  • Drag & Drop: Dateien einfach hineinziehen
  • Drag & Drop: E-Mails aus Outlook ablegen
  • E-Mails automatisch als Dokumente ablegen (inkl. Texterkennung)
  • Suche, Filter und Gruppierungen
  • Suche auch im Dokumentinhalt (Textsuche)

Abrechnung – weniger Rückfragen, mehr Klarheit

Typisch im Alltag: Wenn Zahlen auseinanderlaufen, kostet das Zeit, Nerven und Vertrauen – intern wie extern.

Wofür das gut ist

Damit Abrechnungsschritte nachvollziehbar bleiben und ihr weniger manuell nachhalten müsst.

  • Transparenz über offene Punkte
  • Weniger Nacharbeit
  • Besserer Überblick

Funktionen (neutral)

  • Provisionsabrechnung
  • Provisionsplanung (Wann bekomme ich wieviel)
  • Rechnungs-/Vorgangsbezug nachvollziehbar
  • Offene Posten / Statusübersicht
  • Notizen/Vermerke zu Abrechnungsschritten
  • Dokumente direkt verknüpft

Auswertung – Überblick ohne Basteln

Typisch im Alltag: Man will schnell wissen, was läuft – ohne Excel-Workarounds und Zusatzlisten.

Wofür das gut ist

Damit Entscheidungen auf Zahlen basieren – ohne extra Pflegeaufwand.

  • Stand auf einen Blick
  • Weniger manuelle Listen
  • Mehr Steuerbarkeit

Funktionen (neutral)

  • Übersichten nach Zeitraum/Status
  • Filter/Sortierung nach Bedarf
  • Exportmöglichkeiten
  • Team-/Vorgangs-Übersichten

Schnittstellen – damit Systeme zusammenspielen

Typisch im Alltag: Daten sind da – aber nicht da, wo man sie gerade braucht. Ziel: weniger Medienbrüche.

Wofür das gut ist

Damit ihr nicht ständig hin- und herkopieren müsst – und Prozesse stabil bleiben.

  • Weniger Brüche
  • Mehr Konsistenz
  • Planbarkeit

Funktionen (neutral)

  • Anbindungsmöglichkeiten je nach Setup
  • Datenübernahme / Import (optional)
  • Export / Übergabe an Drittsysteme
  • Schrittweise Integration
  • Sabre Vacations (Merlin Maske)
  • Buchungen zentral übernehmen – egal in welchem System gebucht wurde

Druckvorlagen – im eigenen Layout, ohne Abhängigkeit

Typisch im Alltag: Standardvorlagen passen nicht zum eigenen Auftritt. Kleine Änderungen dauern – oder sind gar nicht möglich. Dabei soll alles, was rausgeht, klar, einheitlich und professionell aussehen.

Wofür das gut ist

Damit alles, was nach außen geht, klar, einheitlich und zum eigenen Reisebüro passend bleibt.

  • Einheitlicher Auftritt für Angebote, Bestätigungen und Abrechnungen
  • Eigene Anpassungen jederzeit möglich – ohne Wartezeiten
  • Unabhängigkeit von festen Systemvorlagen
  • Sicherheit, dass alles so rausgeht, wie es zum Reisebüro passt

Funktionen (neutral)

  • Integrierter, kompakter Druckvorlagen-Designer
  • Druckvorlagen als eigene Dateien verwalten
  • Festlegen, welche Datenfelder ausgegeben werden
  • Freie Gestaltung von Layout und Aufbau
  • Beliebig viele unterschiedliche Vorlagen (z. B. je Zweck oder Reiseart)
So fühlt sich Zusammenarbeit an

Kein anonymes System. Sondern feste Ansprechpartner.

Wenn Sie Hilfe brauchen, bekommen Sie sie schnell. Und wenn sich etwas ändert, wissen Sie es vorher. Genau so arbeiten wir.

Feste Ansprechpartner

Ihr müsst nicht jedes Mal neu erklären, wie euer Reisebüro tickt.

Einführung mit Begleitung

Schrittweise – damit der Betrieb weiterläuft.

Änderungen mit Erklärung

Keine Überraschungen mitten im Tagesgeschäft.

„Am wichtigsten war für uns: Wir mussten nicht jedes Mal neu erklären, wie wir arbeiten. Es gibt feste Ansprechpartner.“
— Herr Damaschke, Reiseteam Geldern

Möchten Sie sehen, wie das bei Ihnen im Alltag aussieht?

Wir zeigen es Ihnen kurz anhand Ihrer typischen Fälle. Unverbindlich, ohne Druck.